Utvärdering av Copilot O365

Copilot är en generativ AI-tjänst som är integrerad i Microsofts ekosystem och användes i piloten främst i Outlook, Word, PowerPoint, Excel, Teams och Edge. Deltagarna gick en inledande workshop, dokumenterade sina erfarenheter veckovis och intervjuades efter genomförd testperiod.

Resultaten visar tydliga vinster i framför allt Word och Outlook. I dessa program kunde deltagarna spara tid genom funktioner som automatisk sammanfattning av e-posttrådar, språkgranskning, översättning och snabb omformulering av text. PowerPoint visade sig fungera väl som startmotor för presentationer, även om materialet ofta blev platt och behövde justeras i efterhand. Excel motsvarade däremot inte förväntningarna vad gäller dataanalys och formelstöd.

Det blev tydligt att nyttan med Copilot är störst för medarbetare som redan har etablerade arbetsvanor i Office-verktygen. För vissa deltagare blev verktyget snarare ett störningsmoment när användningsområdet inte var tydligt. Över en tredjedel uppgav att de inte hann testa verktyget i den utsträckning de önskat, bland annat på grund av brist på tid, idéer och osäkerhet kring hur man formulerar prompts.

Många deltagare hade också erfarenhet av att använda ChatGPT och uttryckte att språkkvaliteten ofta var bättre där. Samtidigt lyftes Copilots styrka i att vara sömlöst integrerat i arbetsmiljön samt som en påminnelse om att användas.

Pilotstudien visar att införandet av Copilot kräver mer än bara tillgång till verktyget, det förutsätter även utbildning, förändrade arbetssätt och kontinuerligt stöd. En testperiod på fyra veckor visade sig vara för kort för att etablera nya rutiner. Det finns ett tydligt behov av målgruppsanpassade utbildningsinsatser, till exempel i form av praktiska workshops och löpande coachning, för att deltagarna ska känna sig trygga i att använda verktyget.

Utvecklingen av generativa AI-verktyg går snabbt och funktionaliteten förändras kontinuerligt. Det ställer krav på omvärldsbevakning och uppdaterad information inför eventuella licensbeslut.

Mot bakgrund av detta rekommenderas att licenser till Copilot tills vidare erbjuds selektivt, det vill säga till de medarbetare som redan arbetar regelbundet i Microsofts programvaror och som uttrycker ett konkret behov av tjänsten. Licensen bör kopplas till ett kort utbildningspaket med introduktionsworkshop och stöd.

För att hantera beställningar av licenser föreslås en modell där närmaste chef enkelt kan beställa licenser till medarbetare på bekostnad av institution/enhet via tillägg till befintlig process. Under hösten dras ett arbete igång för att se över rutiner för den processen.

Här kan du läsa rapporten i sin helhet.

För frågor om pilotstudien eller framtida licenser, kontakta Maria Nilsson, IKT-pedagog på Akademus: maria.nilsson@hv.se.