Kvalitetssäkringssystem för forskning

Rektorsbeslut 7 juni 2022
Träder i kraft 1 juli 2022
Ärendenummer HV 2021/105

1.   Inledning

Kvalitet i forskningen är beroende av olika faktorer. Det krävs en god infrastruktur i form av lokaler och utrustning, ändamålsenligt stöd till forskare vad gäller finansiering, publicering, informationshantering, god forskningssed och forskningsetik, skydd för forskningens frihet, koppling till högskolans utbildning, planer för kompetensförsörjning, möjlighet till kompetensutveckling, jämställda arbetsvillkor samt ömsesidigt utbyte med det omgivande samhället. Genom att kvalitetssäkring av sådana processer skapas goda förutsättningar för att högskolans forskning bedrivs med hög kvalitet.

Ett syste­matiskt kvalitetsarbete innefattar att skapa förutsättningar, planera, ge­nomföra, följa upp och förbättra forskningsprocessen; från idé och ansökan om medel till dess att forskningsresultaten publiceras.

Kvalitetssäkringssystemet tydliggör ansvar och ger en systematik och struktur för uppföljning av förutsättningar, genomförande och resultat. Uppföljningen ska leda till identifiering av utvecklings-/förbättringsbehov, en plan för åtgärder samt återkoppling. Uppföljningen ska dokumenteras för att skapa möjligheter till organisatoriskt lärande.

Ytterst ska kvalitetssäkringssystemet säkra att högskolans forskning bedrivs i enlighet med externa regelverk, till exempel högskolelagen (1992:1434), lagen (2019:504) om ansvar för god forskningssed och prövning av oredlighet i forskning samt dataskyddsförordningen GDPR. Det ska också se till att forskningen utvecklas i enlighet med Högskolans Västs visioner, mål och strategier samt bidra till forskning av hög kvalitet.

I det följande beskrivs kvalitetssäkringssystemets olika delar. Därefter följer en beskrivning av olika rollers ansvar för kvalitetssäkring av forskning.

2.   Skapa förutsättningar

Högskolan Väst skapar goda förutsättningar för forskning bland annat genom ett generöst arbetstidsavtal som ger möjlighet för alla lärare att bedriva forsknings- och utvecklingsarbete. Tillgång till laborationsmiljöer, teknisk utrustning, ingenjörsstöd, programvaror, licenser, bibliotekstjänster, et cetera samt diverse administrativt stöd kopplat till forskningsprocessen ger forskningen och forskarna bra förutsättningar och stöd. Högskolan värnar den akademiska friheten och alla forskare och forskargrupper formulerar själva sina forskningsfrågor samt väljer fritt forskningsmetod och forskningsområden.

Forskningsidéer för utveckling och förnyelse kommer alltid från forskarnas och/eller forskargruppernas kunskapssökande och med detta som utgångspunkt etableras oftast samverkan med andra parter som har liknande frågeställningar eller intressen. Parterna kan vara lärosäten, föreningar, offentlig sektor eller privata företag, såväl på lokal/regional/nationell som på internationell nivå.

Genom att profilera högskolan och bygga starka forsknings- och utbildningsmiljöer skapas stabila strukturer och gemensamma mål som skapar förutsättningar att vara en aktiv samhällsaktör i linje med högskolans vision.

I Högskolan Västs verksamhetssystem beskrivs processer som skapar goda förutsättningar för tidig kvalitetssäkring av forskning, till exempel för att skapa resursintyg och granska forskningsansökningar.

I verksamhetssystemet anges vem eller vilka som ansvarar för respektive process, vilka externa och interna krav som styr samt vilka system och/eller checklistor som stödjer processen. I beskrivningen framgår även vilken information som ska hanteras och bevaras. Informationen i verksamhetssystemet ”speglas” på intranätet för att vara lättillgänglig och sökbar för alla medarbetare. Här framgår även vem eller vilka som kan kontaktas för att få hjälp och stöd i respektive process, vilka också är de som ansvarar för kvalitetssäkring och för att upprätta rutinerna på intranätet.

På högskolans intranät finns information om akademisk frihet och god forskningssed, samt vilket stöd som forskare och forskarstuderande kan erhålla i dessa frågor.

3.   Planera

Verksamhetssystemet beskriver också processer för planering av forskning och även här framgår vem eller vilka som ansvarar för processen, vilka externa och interna krav som styr samt vilka system och/eller checklistor som stödjer processen. Det kan till exempel gälla att skapa en datahanteringsplan, ansöka om etikprövning eller ta fram verksamhetsplan för kompletta akademiska miljöer.

4.   Genomföra

Planera och genomföra forskning ligger inom ramen för forskarens kompetens och akademiska frihet. Externa och interna regelverk styr de delar av genomförandet som exempelvis gäller god forskningssed och hantering av information. På intranätet finns information till stöd för forskarna avseende dessa processer.

Varje forskares rätt att fritt välja forskningsämne och forskningsmetod samt fritt publicera forskningsresultat är grunden för akademisk frihet och en förutsättning för att högskolan ska kunna genomföra sin verksamhet med kvalitet och trovärdighet. Den akademiska friheten är skyddad såväl i grundlagen som i högskolelagen och EU:s rättighetsstadga.

Med den akademiska friheten som orubblig princip bedriver Högskolan Väst i enlighet med sin vision och profil en stor andel tillämpad forskning, där forskningsproblemen formuleras och utforskas i ömsesidig samverkan mellan högskolans forskare och aktörer i det omgivande samhället.  

5.   Utvärdera, utreda och följa upp

All forskning följs upp med regelbundna intervaller och enligt fastställd struktur.

• Institutionernas forskningsverksamhet följs upp årligen.
• De kompletta akademiska miljöernas utveckling följs upp årligen.
• Misstankar om avvikelser från god forskningssed följs upp i enlighet med särskilda rutiner.
• Vart sjätte år genomförs extern utvärdering av forskningen i de kompletta akademiska miljöerna. Utvärderingen ska ha både nationella och internationella sakkunniga bedömare.

Under perioden 2018 – 2027 har högskolan stöd från KK-stiftelsen för en så kallad KK-miljö, Primus. Primus har en egen vision, och egen tioårsstrategi och etappstrategier. KK-stiftelsen följer upp och ger återkoppling på högskolans förmåga att styra forskningen i strategisk riktning och utveckla metoder för kvalitetssäkring av insatser. Genom Primus ska högskolans ledning profilera och stärka forskningen på hela lärosätet (se bilaga 3).

För att säkerställa ansvar, tidplan och kommunikation finns ett uppföljningsschema (bilaga 1) och en kommunikationsplan (bilaga 2).

6.   Utveckla och förbättra

All uppföljning och utvärdering av forskning redovisas för högskolans ledningsgrupp vid dess årliga strategidag för forskning. Med utgångspunkt från resultaten föreslås eventuella åtgärder på operativ och strategisk nivå. Åtgärdsförslagen dokumenteras, följs upp och återrapporteras senast vid kommande års strategidag för forskning.

Två gånger per år lämnas en övergripande kvalitetsredovisning till högskolans styrelse.

7.   Kommunikation

Resultat utifrån genomförda kvalitetsgranskningar, uppföljningar och åtgärder kommuniceras till relevanta intressenter enligt särskild kommunikationsplan (bilaga 2).

8.   Ansvar

8.1  Rektor

Rektor ansvarar ytterst för kvalitet i forskningen och skapar förutsättningar för forskningens förnyelse och utveckling genom beslut i enlighet med högskolans arbetsordning och rektors delegationsordning. Rektor har i högskolans ledningsgrupp en årscykel för strategiska frågor, där forskning är ett tema för årlig uppföljning och strategisk diskussion. Uppföljningar enligt särskilt schema (bilaga 1) ger underlag för diskussion inför strategiska och operativa beslut.

8.2 Prefekt

Prefekt ansvarar för att skapa förutsättningar för forskning på institutionsnivå samt övrigt enligt högskolans arbetsordning och rektors delegationsordning. Prefekten får besluta om ytterligare uppföljning av forskning på institutionen utöver vad som specificeras i kvalitetssäkringssystemet för forskning. All forskning ska följas upp och det ska ske systematiskt och dokumenteras.

8.3 Institutionernas avdelningschefer

Institutionernas avdelningschefer har, tillsammans med prefekt, ett övergripande ansvar för verksamheten vid institutionen. De skapar goda förutsättningar och planerar för lärarnas/forskarnas tjänstefördelning, kursbemanning, bemanning av forskningsprojekt, utvecklingsprojekt, kompetensförsörjning och kompetensutveckling. Vidare ansvarar avdelningscheferna för att utsedda lärare/forskare har rätt kompetens, kunskap och för­utsättningar för uppgifterna. Planering och uppföljning sker via tjänsteplaneringssamtal och årliga medarbetarsamtal.

8.4 Ledare för kompletta akademiska miljöer samt programchef för Primus

Verksamhetsledare och programchef ansvarar för att ta fram en årlig verksamhetsplan och sammanställa årlig verksamhetsberättelse samt ge förslag till budget för miljön. I ansvaret ingår även samordning av forskningsprojekt inom miljön, initiera nya forskningsprojekt tillsammans med kärnområdesledare, övergripande ansvar för samordning av externa relationer samt förslag till tjänstefördelning i samråd med avdelningschef och prefekt.

8.5 Ledare för kärnområde

Kärnområdesledare ansvarar för att inom sitt kärnområde säkerställa nära samband mellan forskning och utbildning, utveckling och förnyelse av vetenskaplig och kreativ miljö samt samverkan med det omgivande samhället och samarbete med andra akademiska miljöer. Kärnområdesledaren bistår avdelningschef gällande tjänsteplanering för forskning, budgetplanering och förslag till nya projekt.  

8.6 Forskare

Den som leder ett enskilt forskningsprojekt ansvarar för projektet gentemot finansiär. Arbetsuppgifter är att följa upp budget och hur projektet utvecklas i förhållande till mål och tidsplan. Alla forskare ansvarar för att följa god forskningssed och andra regelverk.

8.7 Högskoledirektör

Högskoledirektören ansvarar för att skapa förutsättningar, planera och följa upp att infrastruktur och stödfunktioner för forskning är rätt dimensionerade. Förvaltningens avdelningschefer an­svarar för bemanning och planering för sina medarbetare, och säkerställer att medar­betarna har rätt kompetens, kunskap och förutsättningar för uppgifterna.

Processer som systematiskt följs upp, utvärderas, utvecklas och dokumenteras är exempelvis resursintyg, datahanteringsplan, ansökningar om externa medel, karriärstöd och projektstöd.

8.8 Chef för studentstöd, bibliotek och pedagogisk utveckling (SBIP)

Chefen för SBIP ansvarar för att skapa förutsättningar, planera och följa upp att SBIP med dess stödfunktioner är rätt dimensionerade. Avdelningschefer ansvarar för be­man­ning och planering för sina medarbetare och säkerställer att medarbetarna har rätt kompe­tens, kun­skap och förutsättningar för uppgifterna.

8.9 Kvalitetschef

Högskolans kvalitetschef ansvarar för att uppdatera och i dialog med rektor och kvalitetsråd utvärdera och utveckla högskolans verksamhetssystem (kvalitetssystem) och kvalitetssäkringssystem.

8.10 Kvalitetsråd

Högskolans kvalitetsråd är ett arbetsutskott till högskolans ledningsgrupp och leds av kvalitetschef. Kvalitetsrådet ansvarar för att bereda, utveckla och förankra processer, riktlinjer och arbetssätt för att säkerställa kvaliteten i utbildning och forskning. Kvalitetsrådet består av arbetsenhetschef (eller en ansvarig denne utsett), studentkårens ordförande och vice ordförande, FUN:s ordförande och vice ordförande samt administrativt stöd/kvalitetssamordnare för utbildning och forskning. Kvalitetsrådets representanter ansvarar för att förankra och diskutera kvalitetsfrågor inom respektive verksamhet. Kvalitetschefen ansvarar för dialog och förankring med rektor.

8.11 Forsknings- och utbildningsnämnden (FUN)

FUN beslutar enligt rektors delegation om riktlinjer för forskning. I det årliga uppföljningsarbetet sammanställer FUN en högskoleövergripande rapport med analys av kvalitet i stödet och processer för forskning. Underlag lämnas av institutionerna enligt särskild mall.  Nämnden redovisar resultaten till högskolans ledningsgrupp och återkopplar till institutionerna. Vart sjätte år initierar FUN en utvärdering av forskningen och forskningsmiljöerna med hjälp av externa nationella och internationella granskare. Nämnden redovisar resultaten, från såväl de årliga uppföljningarna som de externa granskningarna, till högskolans ledningsgrupp och återkopplar till institutionerna.

8.12 Utskottet för god forskningssed och etik 

Utskottet för god forskningssed och etik, ett kollegialt organ under FUN, ansvarar för proaktivt stöd till forskare avseende god forskningssed och forskningsetik.

8.13 Kommittén för utredning av avvikelser från god forskningssed

Kommittén ansvarar för att på rektors uppdrag utreda anmälningar om avvikelser från god forskningssed.

8.14 Institutionsnämnder

Institutionsnämnd (IN) har övergripande ansvar för kvalitet i utbildning och forskning på institutionen. Ansvaret utövas i dialog med institutionsledning och med Forsknings- och utbildningsnämnden (FUN).)

Bilagor