Kvalitetssäkringssystem för utbildning

Rektorsbeslut 26 april 2022
Träder i kraft 1 maj 2022
Ärendenummer HV 2021/104

1.   Inledning

Utbildningskvalitet uppstår primärt i mötet mellan student och lärare, men även i kontakter med andra medarbetare på högskolan och högskolans samverkanspartner. Studentens upplevelse av kvalitet påverkas av många olika faktorer, till exempel förväntningar, kursupplägg, pedagogik, tillgänglighet, bemötande och kommunikation. Ett systematiskt kvalitetsarbete behöver därför omfatta hela verksamheten.

Ett syste­matiskt kvalitetsarbete innefattar att skapa förutsättningar, planera, ge­nomföra, följa upp och förbättra utbildningsprocessen; från det att studenten söker en utbildning till dess att examen tas ut.

Kvalitetssäkringssystemet tydliggör ansvar och ger en systematik och struktur för uppföljning av förutsättningar och resultat. Uppföljningen ska leda till identifiering av utvecklings-/förbättringsbehov, en plan för åtgärder samt återkoppling. Uppföljningen ska dokumenteras för att skapa möjligheter till organisatoriskt lärande.

Ytterst ska kvalitetssäkringssystemet säkra att högskolans utbildningsverksamhet lever upp till de krav som ställs i lag och förordning, inkl. ESG.[1] Det ska också se till att utbildningen styrs och utvecklas i enlighet med Högskolan Västs ledningssystem, och bidra till en utbildning av hög kvalitet där varje student har möjlighet att nå lärandemål i kursplanen och nationella mål för utbildningen.

I det följande beskrivs kvalitetssäkringssystemets olika delar. Därefter följer en beskrivning av olika rollers ansvar för kvalitetssäkring av utbildning.

2.   Skapa förutsättningar

I Högskolan Västs verksamhetssystem beskrivs processer som skapar goda förutsättningar för tidig kvalitetssäkring av utbildning, nämligen att inrätta utbildningsprogram, inrätta huvudområde, inrätta examen, fastställa programutbud, bereda utbildningsplan, bereda kursplan och fastställa kursutbud.

I verksamhetssystemet anges vem eller vilka som ansvarar för respektive process, vilka externa och interna krav som styr samt vilka system och/eller checklistor som stödjer processen. I beskrivningen framgår även vilken information som ska hanteras och bevaras. Informationen i verksamhetssystemet ”speglas” på intranätet för att vara lättillgänglig och sökbar för alla medarbetare. Här framgår även vem eller vilka som kan kontaktas för att få hjälp och stöd i respektive process, vilka också är de som ansvarar för kvalitetssäkring och för att upprätta rutinerna på intranätet.

3.   Planera

Verksamhetssystemet beskriver också processer för planering av utbildning och även här framgår vem eller vilka som ansvarar för processen, vilka externa och interna krav som styr samt vilka system och/eller checklistor som stödjer processen.

På intranätet finns information och tips till lärare, kurs- och programansvarig inför planering av kurs samt planering av terminsstart för att hjälpa och stödja och för att säkra att studenterna får bästa möjliga introduktion och start. Hur studenterna upplevt information, introduktion et c följs upp i Nybörjarenkäten.

4.   Genomföra

Planera, genomföra och utvärdera undervisning ligger inom ramen för lärarens kompetens och akademiska frihet. Externa och interna regelverk styr de delar av genomförandet som gäller exempelvis kurs-PM och examination. På intranätet finns stöd till lärare avseende genomförande av kurs med digitala verktyg och flexibla utbildningsformer, högskolepedagogik, betygsrapportering med mera.

5.   Utvärdera, utreda och följa upp utbildning

All utbildning följs upp med regelbundna intervaller och enligt fastställd struktur.

•  Kursvärdering görs efter kurstillfälle.
•  Utbildningsprogram följs upp genom årliga programrapporter, samt genom ”programenkäten” som riktar sig till studenter på sin sista termin.
• Alla utbildningsprogram genomgår dessutom en extern kvalitetsgranskning vart sjätte år.
• Utbildning på forskarnivå följs upp genom särskilda kvalitetsrapporter vart annat år.
• Alumnuppföljning görs vart tredje år.
• Disciplinärenden och studentklagomål följs upp årligen.

För att säkerställa ansvar, tidplan och kommunikation kring de uppföljningar som görs finns ett uppföljningsschema (se bilaga 1) och en kommunikationsplan (se bilaga 2).

6.   Utveckla och förbättra

All uppföljning och utvärdering av utbildning redovisas för högskolans ledningsgrupp vid dess årliga strategidag för utbildning. Med utgångspunkt från resultaten beslutas om eventuella åtgärder på operativ och strategisk nivå. Åtgärdsförslagen dokumenteras, följs upp och återrapporteras senast vid kommande års strategidag för utbildning.

Två gånger per år lämnas en övergripande kvalitetsredovisning till högskolans styrelse.

7.   Kommunikation

Resultat utifrån genomförda kvalitetsgranskningar, uppföljningar och åtgärder kommuniceras till relevanta intressenter enligt särskild kommunikationsplan, se bilaga 2.

8.   Ansvar

8.1  Rektor

Rektor ansvarar ytterst för kvalitet i utbildningen och skapar förutsättningar genom beslut i enlighet med högskolans arbetsordning och rektors delegationsordning. Rektor har i högskolans ledningsgrupp en årscykel för strategiska frågor, där utbildning är ett tema för årlig uppföljning och strategisk diskussion. Uppföljningar enligt särskilt schema (se bilaga 1) ger underlag för diskussion inför strategiska och operativa beslut.

8.2 Prefekt

Prefekt ansvarar för att skapa förutsättningar, planera och följa upp utbildning på institutionsnivå samt övrigt enligt högskolans arbetsordning och rektors delegationsordning. Prefekten får besluta om ytterligare uppföljning av utbildningar på institutionen utöver vad som specificeras i kvalitetssäkringssystemet för utbildning. All utbildning (även fristående kurser, kurspaket och uppdragsutbildning) ska följas upp och uppföljningen ska ske systematiskt och dokumenteras. Även studentklagomål ska dokumenteras och följas upp.

Prefekt utser programansvariga, programråd och examinatorer samt säkerställer att de utsedda har rätt kompetens, kunskap och förutsättningar för uppdraget.

8.3 Institutionernas avdelningschefer

Institutionernas avdelningschefer har, tillsammans med prefekt, ett övergripande ansvar för verksamheten vid institutionen. De skapar goda förutsättningar och planerar för lärarnas tjänstefördelning, kursbemanning, bemanning av forskningsprojekt, utvecklingsprojekt, kompetensförsörjning och kompetensutveckling. Vidare ansvarar avdelningscheferna för att utsedda lärare har rätt kompetens, kunskap och för­utsättningar för uppgifterna. Planering och uppföljning sker via tjänsteplaneringssamtal och årliga medarbetarsamtal. Avdelningscheferna har även ansvar för att ta emot och hantera studentklagomål som inte kan lösas genom direkt kommunikation mellan student och lärare.

8.4 Programansvarig

Programansvarig utses av prefekt och ansvar framgår av ansvarsbeskrivning på institutionsnivå. Programansvarig har ett särskilt ansvar för studentkontakter inom programmet.

8.5 Programråd

Programråd utses av prefekt och ansvarsområden framgår av högskolans Regler och riktlinjer för utbildning på grund- och avancerad nivå.

8.6 Lärare

Varje lärare ansvarar för att planera och genomföra undervisning och handledning i enlighet med kursplaner, utbildningsplaner, individuella studieplaner och övriga regler och riktlinjer. Varje lärare ansvarar för att följa sin individuella kompetensutveckling- och meriteringsplan samt att åter­koppla till sin avdelningschef om arbetsuppgifterna inte kan genomföras som planerats.

8.7 Examinator

Examinators ansvar framgår av högskolans Regler och riktlinjer för utbildning på grund- och avancerad nivå. Examina­tor har det övergripande ansvaret för att kursen genomförs med koppling mellan nationella och lokala mål, läraktiviteter och examination.

8.8 Kursansvarig

Kursansvarig ansvarar för att aktuell kurs genomförs i dialog med examinator, och i enlighet med examinators anvisningar. Det innefattar att upprätta kurs-PM, att publicera en kurssida på högskolans lärplattform och hålla den uppdaterad, att genomföra, analysera och publicera kursvärdering samt säkerställa att uppföljningsresultat tas tillvara för utveckling av kursen.

8.9  Högskoledirektör

Högskoledirektören ansvarar för att skapa förutsättningar, planera och följa upp att infrastruktur och stödfunktioner för utbildning är rätt dimensionerade. Förvaltningens avdelningschefer an­svarar för bemanning och planering för sina medarbetare, och säkerställer att medar­betarna har rätt kompetens, kunskap och förutsättningar för uppgifterna.

8.10 Chef för studentstöd, bibliotek och pedagogisk utveckling (SBIP)

Chefen för SBIP ansvarar för att skapa förutsättningar, planera och följa upp att SBIP med dess stödfunktioner är rätt dimensionerade. Avdelningschefer ansvarar för be­man­ning och planering för sina medarbetare och säkerställer att medarbetarna har rätt kompe­tens, kun­skap och förutsättningar för uppgifterna.

Processer som systema­tiskt följs upp, utvärderas, utvecklas och dokumenteras är studievägledning, stöd till studenter med särskilda behov, skrivhandledning och övrigt studentstöd kopplat till biblioteket samt processer för att främja digital kompetensutveckling och högskolepedagogik.

8.11 Kvalitetschef

Högskolans kvalitetschef ansvarar för att uppdatera och i dialog med rektor och kvalitetsråd utvärdera och utveckla högskolans verksamhetssystem (kvalitetssystem) och kvalitetssäkringssystem.

8.12 Kvalitetsråd

Högskolans kvalitetsråd är ett arbetsutskott till högskolans ledningsgrupp och leds av kvalitetschefen. Kvalitetsrådet ansvarar för att bereda, utveckla och förankra processer, riktlinjer och arbetssätt för att säkerställa kvaliteten i utbildning och forskning. Kvalitetsrådet består av samtliga arbetsenhetschefer (eller en ansvarig ersättare), studentkårsrepresentanter, FUN:s ordförande och vice ordförande samt administrativt stöd/kvalitetssamordnare för utbildning och forskning. Kvalitetsrådets ledamöter ansvarar för att förankra och diskutera kvalitetsfrågor inom respektive verksamhet. Kvalitetschefen ansvarar för dialog och förankring med rektor.

8.13 Forsknings- och utbildningsnämnden (FUN)

FUN beslutar enligt rektors delegation om riktlinjer och regler för utbildning. I det årliga uppföljningsarbetet sammanställer FUN en högskoleövergripande kvalitetsrapport med analys av styrkor och förbättringsområden i utbildningsprogram på grund- och avancerad nivå, fristående kurser och uppdragsutbildning.

På liknande sätt följer FUN upp kvaliteten i utbildning på forskarnivå genom kvalitetsrapporter med analys av styrkor och förbättringsområden som sammanställs av ämnesråden. Nämnden redovisar resultaten till högskolans ledningsgrupp och återkopplar till institutionsnämnderna och ämnesråden. FUN ansvarar även för obligatoriska kursplaner på forskarutbildningsnivå i enlighet med högskolans Regler och riktlinjer för utbildning på forskarnivå. Vid behov kan FUN initiera tematiska stickprovskontroller eller kontroll av särskilda delar av utbildningen.

8.14 Ämnesråd

Ämnesråd för varje utbildning på forskarnivå utses av FUN och ansvarar för beslut enligt vidaredelegation från FUN.

8.15 Institutionsnämnder (IN)

Institutionsnämndernas ansvar framgår av deras arbetsbeskrivning. Bland annat ansvarar IN för att kursplaner på grund- och avancerad nivå är i enlighet med högskolans Regler och riktlinjer för utbildning på grund- och avancerad nivå.

I uppföljningsarbetet ansvarar IN för att årligen begära in kvalitetsrapporter från institutionens utbildningsprogram (programrapport) och vartannat år begära in rapport avseende kvalitet i fristående kurser och uppdragsutbildning. Vid behov kan IN begära komplettering av dessa underlag. IN analyserar och återkopplar till programråden och till institutionsledningen med anledning av identifierade utvecklingsområden, och följer årligen upp institutionens handlingsplan för förbättringar. I början av varje år sammanställer IN en övergripande rapport om utbildningarnas kvalitet till FUN. Vid behov kan IN initiera tematiska stickprovskontroller eller kontroll av särskilda delar av utbildningen.

Noter

[1] Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area (ESG), ENQA 2015.

Bilagor

Bilaga 2 Plan för kommunikation av kvalitetssäkring utbildning