Hur man lyckas med en ingenjörspresentation

Som ingenjörsstudent tränar du på färdigheter som du behöver i yrkeslivet. Att kunna presentera muntligt är viktigt i många olika sammanhang. För att få ett jobb behöver du planera vad du ska säga och på vilket sätt du ska lyfta dina kunskaper och styrkor, när du ska gå på en anställningsintervju. När du sen har fått jobbet kommer du att presentera projekt som du jobbar med. Du kommer förmodligen att presentera både internt och externt, för mindre grupper och för större. Genom att du lär dig att planera en presentation och genom att du genomför presentationer, så blir du bättre och säkrare på vad du ska ta med och hur du ska lägga upp ditt innehåll. Dessa sidor tar upp sådant som är speciellt viktiga att tänka på i ingenjörspresentationer.

• Fem viktiga aspekter att ta hänsyn till, enligt forskaren Dannels.
• Förbereda och leverera en ingenjörspresentation, enligt författarna Beer och McMurrey.

Vill du läsa mer finns till exempel boken Presentationsteknik och retorik: för ingenjörer och tekniker av Erik Walla, från 2011.

Fem viktiga aspekter när du presenterar, enligt Dannels

Forskaren Deanna Dannels (2002) har i en studie kommit fram till att det finns fem aspekter att tänka på för en ingenjör som ska presentera. De två första aspekterna gäller framför allt när du ska presentera för en publik som inte är insatt i ditt område:

• Effektiva presentationer är enkla
• Effektiva presentationer säljer en idé

Enligt Dannels behöver du som ingenjör ofta översätta din information för att den ska passa olika mottagare. Det kan till exempel handla om att översätta siffror till ord, det vill säga att förklara vad dina beräkningar innebär. Det kan också innebära att du översätter ett komplext tekniskt innehåll så att det förstås av en mottagare som inte själv är ingenjör. Du måste alltså kunna förklara fackuttryck, eller hitta andra sätt att förklara på, till exempel med hjälp av liknelser eller jämförelser. Du kan också behöva "översätta" ditt visuella material, till exempel bilder eller diagram, till ord och förklara för åhörarna vad det egentligen är som de tittar på.

Att sälja en idé kan till exempel handla om att du övertygar chefen på din avdelning om att ett förslag du har kommit med är värt att överväga. Det kan också vara att du lyckas övertyga ett företag om att de resultat du har kommit fram till i en förstudie stämmer.

De tre övriga punkterna som Dannels tar upp gäller speciellt när din publik är mer insatt i ditt ämne:

• Effektiva presentationer utnyttjar siffror
• Effektiva presentationer är resultatorienterade
• Effektiva presentationer är visuellt sofistikerade

Beräkningar och andra sifferuttryck kan användas som bevis för att det du säger verkligen är rimligt. En publik som är insatt i ditt ämne vill själva kunna avgöra om siffrorna stämmer.

Publiken vill också snabbt få reda på det viktigaste, själva resultatet. En längre bakgrund och fördjupning kan du eventuellt gå in på efter att du kort presenterat dina viktigaste resultat. Se också till att det som tas upp är relevant för resultatet. Idéer som du har förkastat under arbetets gång behöver kanske inte tas upp i presentationen. Fokusera i stället på det du har valt att göra. En alltför detaljerad ”reseberättelse” från början till slutet av ett projekt är oftast onödig.

Åhörarna kan bli hjälpta av att du använder visuellt material, som tabeller, diagram eller foton. Har du en prototyp att visa upp kan det också vara bra. Det är dessutom viktigt att tänka på att visuellt material behöver förklaras för åhörarna. Kanske pekar du på skärmen eller så använder du möjligheten att animera, om till exempel en Powerpointpresentation använts som stöd.

Källa: Dannels, D. (2002). Communication Across the Curriculum and in the Disciplines: Speaking in Engineering, Communication Education, 51(3), 254-268. https://doi.org/10.1080/03634520216513

Förbereda en presentation, enligt Beer och McMurrey

I boken A Guide to Writing as an Engineer (Beer och McMurrey, 2019), ägnas ett kapitel åt muntliga presentationer. Det har fått rubriken ”Engineering Your Speaking”. Här går författarna igenom hur man förbereder och levererar en presentation, individuellt eller som en grupp. Kapitlet innehåller frågor som kan hjälpa dig i dina förberedelser och i slutet finns en checklista för muntliga presentationer. Nedan följer en sammanfattning av kapitlet.

Analysera din publik

Analysera publiken genom att (försöka) besvara följande frågor:

• Vilka nyckelpersoner finns i publiken?
• Vilka behov har de, som kan kopplas till ämnet för min presentation (och vad oroar de sig för)?
• Vad är mitt eget syfte med presentationen? (informera om ett pågående/avslutat projekt, argumentera för ny programvara/en förändring av rutiner)
• Hur insatta är publiken i ämnet? (detta påverkar vilka ord som du behöver förklara och vilken detaljnivå som kan avhandlas)
• Hur kan jag fånga deras intresse från början - och hålla kvar det?
• Vilken attityd kommer de att ha? (är de positiva och har kommit frivilligt, eller är de möjligen beordrade och negativt inställda?)
• Behöver jag jobba på att ändra deras attityd/inställning och hur gör jag det i så fall?
• Vilken är nyttan för dem att lyssna på mig?
• Vilka frågor kan jag förvänta mig?
• Vilken typ av återkoppling vill jag ha?

Bestäm vilket ditt huvudsakliga syfte är med presentationen

Ingenjörspresentationer kan vara av många olika slag: avrapportering av ett pågående eller avslutat projekt, produktinformation, presentation av en förstudie, en säljande presentation, presentation av en vetenskaplig artikel på konferens, posterpresentation, utbildning, med mera. Olika presentationer har olika syften. Ibland är huvudsyftet att informera, men ofta innehåller en presentation inslag av argumentation också. Alltså: vilket är syftet med din presentation?

Bestäm hur du ska använda den tid du har till ditt förfogande

Dra aldrig över den tid du har fått, utan se till att hålla tiden och avsluta gärna strax innan din tid är slut. Den tid du har fått avgör hur detaljerad du kan vara. Avsätt först tid till en inledning, för att fånga intresset och presentera dig själv och ditt upplägg, och till en avslutning, för att sammanfatta och upprepa huvudtanken. Fördela sedan resterande tid på huvuddelens avsnitt (ofta indelat i tre delar).

Disponera din presentation

Formulera de viktigaste punkterna/poängerna i din presentation. De viktigaste punkterna kan vara de delar du tar upp under huvuddelen. Utveckla dem utifrån hur mycket tid du har till ditt förfogande.

Följande lista innehåller olika tänkbara dispositionsmodeller:

• Kronologisk (redogör för olika faser under ett projekt eller för vad som har lett fram till ett beslut)
• Rumslig (beskriver en laboration)
• Det viktigaste först (inled med de viktigaste anledningarna, för om tiden tar slut missar du inget av det viktigaste)
• Det minst viktiga först (bygg upp argumentationen mot de viktigaste argumenten, som blir de som åhörarna minns bäst)
• Från det generella till det specifika (börja generellt och ge sedan konkreta exempel)
• Från det specifika till det generella (börja med exempel, som leder till en generell slutsats)
• Kontrastiv/Jämförande (redovisa för- och nackdelar för olika alternativ)
• Från det bekanta till det obekanta (inled med något som publiken känner till och led sedan in presentationen på det nya och obekanta)
• Från det lätta till det svåra (se till att alla är med från början innan du tar upp svårare aspekter; passar bra när du undervisar/instruerar)
   

Planera din inledning

Tänk att åskådarna ställer sig själva frågorna: Vad gör jag här? och Vilken nytta har jag av detta? Fånga först intresset. Presentera dig själv kort. Berätta också tidigt vad de kan förvänta sig av presentationen och hur länge du kommer att hålla på.

Planera din avslutning

Summera vad du har sagt. Poängtera vad det viktigaste var en gång till. Upprepa eventuella rekommendationer som getts eller beslut som tagits. Kom ihåg att du kan signalera att det snart är slut genom att säga något i stil med: avslutningsvis eller sammanfattningsvis.

Planera ditt manus och annat material och öva

Använd gärna manuskort. Ha hellre ett manus i stolpform än hela presentationen nedskriven ord för ord. Annars finns det risk att presentationen låter "läst". Din inledning och din avslutning kan du dock skriva ner ordagrant eftersom de är extra viktiga.

Planera vilket visuellt material du kan visa och om du ska dela dina bilder med publiken, till exempel så kallade åhörarkopior. Fundera också på om du har visuellt material som kan bidra till att förenkla, förtydliga, eller poängtera något i din presentation, eller om de kan användas för att visa på sammanhang.

Tänk också ut en reservplan om tekniken skulle krångla.

Planera för en frågestund

Vilka frågor kan du förvänta dig? Repetera gärna de frågor som ställts av åhörarna, för att alla ska höra och för att få lite extra tid att tänka. Ibland är det bättre att erkänna att man inte kan svaret, eller ställa frågan till resten av publiken som kanske kan hjälpa till: vad tänker ni andra om frågan?

Öva på din presentation

Om du har övat så vet du om du kommer att kunna hålla tiden, eller om du behöver ta bort något. Du får också lättare att hantera nervositet om du har gått igenom vad du ska säga ett antal gånger.

Signalera övergångar mellan olika delar av din presentation. För att hjälpa publiken att följa med i presentationen kan du använda ord i som:

• Inledningsvis …
• Härnäst …
• Vidare …
• Som en konsekvens av detta …
• Ett resultat av detta …
• Å ena sidan … å andra sidan …
• Som ni kan se …
• För att summera …
• Avslutningsvis …

Gruppresentationer

Några saker att tänka på när man är flera som presenterar tillsammans är:

• Se till att alla får prata ungefär lika länge.
• Bestäm vad varje talare ska fokusera på och se till att det inte blir någon onödig överlappning.
• Lämna ordet till varandra: ... och nu ska Eva prata om vilka följder detta kan få …
• Om ni är två kan ni växla talare några gånger under presentationen.
• Öva tillsammans innan ni presenterar för att upptäcka om någonting saknas, om övergångarna mellan olika delar flyter på och om ni håller tiden.

Källa: Beer, D.F., & McMurrey, D. A. (2019). A Guide to Writing as an Engineer. (5 uppl.). Wiley.