Dialog i samverkan med externa partners och kunder för att ringa in ett specifikt kundbehov kan vara både tidsödande och svårt. Det medför att matchning mellan lärosätets ämneskunskaper kan kommuniceras i dialog utifrån arbetslivets, dvs kundens olika önskemål kan ske i flera omgångar och över tid.
Utbildningssamverkan genom uppdragsutbildning innebär att kunden köper en tjänst av lärosätet. En sådan insats bör hålla kvalitet genom hela uppdragsutbildningsprocessen och omfattar omvärldsbevakning, kunddialog, behovsinventering, kursdesign, genomförande och uppföljning.
Definitioner och beskrivningar
Kunddialog
Dialogen mellan kund och lärosäte som följer hela uppdragsutbildningsprocessen från förfrågan/initiering, utveckling och genomförande, till uppföljning och utvärdering.
Behovsinventering
Att tillsammans med kunden systematiskt inventera vilka kompetensbehov en uppdragsutbildning ska fylla, vilka mål kunden har med insatsen. Vad den ska uppnå och varför.
Kursdesign
Med kursdesign avses utformning av sakinnehåll, pedagogik, format, dvs modalitet som digitalt, på arbetsplatsen, tidsplanering, antal träffar mm och examinationsformer
Extern uppdragsutbildningssamverkan
Aktiviteter för omvärldsbevakning (samverkan och marknadsföring), initiering (förfrågan och kunddialog), genomförande (kursdesign och leverans) samt uppföljning (utvärdering och avslut) med externa och presumtiva kunder är ett arbete som bör ske i flera steg, iterativt och långsiktigt, se figuren nedan. Att fånga kunders kompetensutvecklingsbehov och möta förfrågningar underlättas av en ömsesidig dialog mellan akademi och arbetsliv. Ett primärt fokus i kunddialogen är att nya kunskaper ska utveckla arbetsplatsens arbete och funktion, men också stärka den enskilda medarbetarens livslånga lärande.
Omvärldsbevakning och marknadsföring
Omvärldsbevakning avser att skapa kännedom om marknadsvillkoren och pågående behov av utbildningar för lärosätet. Marknadsföring avser att skapa intresse hos arbetslivets organisationer att finna och ta del av uppdragsutbildning som ett medel att utveckla sin verksamhet och personal. Omvärldsbevakning och marknadsföring sker därmed i syfte att lärosätet ska få och ge en god bild av behov, möjligheter och hinder, dvs. villkoren för kompetensutveckling, verksamhetsutveckling och utbildningsinsatser. Detta är ett kontinuerligt arbete för att utveckla beredskap för uppdragsutbildningen inom efterfrågade områden och för att utveckla erbjudanden och utbildningar som täcker samhällsbehov.
Ju bättre vi lär känna våra samverkanspartners och kunder ju lättare är det att ha rätt timing med rätt frågor och erbjudanden. Det relationsbyggande arbetet kan stödjas med verktyg som t ex webb, sociala medier, produktblad och riktade nyhetsbrev. Dessa verktyg bör vara riktade och genomarbetade för att stödja och stärka det budskap lärosätet vill förmedla kring uppdragsutbildning.
Tänk på
- Att skapa långsiktiga relationer och tillit tar tid.
- Lärosätets nätverksarbete, möten och stödmaterial bör följas åt och vara aktuellt.
- En bra interaktion mellan centralt stöd och decentraliserad ämneskompetens
gynnar marknadskommunikation.
- Utvecklade mallar för att presentera utbildningar, underlättar för att slippa
tänka på layout vid varje nytt tillfälle.
Samarbete med nätverksorganisationer och råd
Nätverksarbete är ett viktigt arbetssätt i de inledande faserna av uppdragsutbildningsprocessen. För lärosätet är det väsentligt att delta i nätverk, allianser, branschråd etc. för att utveckla långsiktiga relationer och strategiska partnerskap. Det kan bidra till att utveckla lärosätet som en naturlig aktör i det livslånga lärandet och som en viktig partner för arbetslivets strategiska kompetensförsörjning.
Det är en konst att välja rätt nätverk och konstellationer som resulterar i uppdragsutbildning och annan samverkan. För att säkerställa och effektivisera arbetet är det viktigt att värdera branschers och kunders möjligheter och egentliga köpförmåga. Ett sätt att öka kvalitet och effekt i arbetet kan vara att skapa arenor där lärosätet och aktörer gemensamt undersöker behov och samskapar lösningar ihop. Det ger lärandeprocesser för både lärosäte och organisationer, skapar ett engagemang och samägande för frågan och utbildningen hos parterna samt möjliggör långsiktiga samarbeten.
Förfrågan, kunddialog och behovsinventering
En kunddialog kan starta med en direkt förfrågan från en arbetsgivare utifrån en väl formulerad önskan om ett visst ämne, kurs och/eller och form. I dessa fall behövs det oftast inte någon djupare behovsinventering, utan snarare ställs det oftast krav på korta ledtider och att lärosätet kan agera agilt från förfrågan till leverans. När en presumtiv kund inte helt och hållet ringat in sina kompetensbehov på både kort och lång sikt, ger oftast en mer generell dialog med ett lärosäte nytta och värde till en verksamhet. Det första mötet med kunden kan också ske genom forskningssamarbeten eller t ex vid intervjuer för kompetenskartläggning. Exempel på frågeställningar vid kompetenskartläggning av utbildningsinsats.
Det första kundmötet kan vara kritiskt för ett fortsatt samarbete. Att skapa god kännedom innan om kundens verksamhet och vara förberedd med rätt kompetens och ingång skapar grund för att en aktivitet kommer i mål. Ett första steg kan ske genom att en koordinator med generell kompetens om uppdragsutbildning möter en uppdragsgivare. Har man däremot undersökt kundens ämnesmässiga behov på förhand kan koordinatorer och ämnesexperter genomföra möten direkt. Här kan både generalistkunskap om uppdragsutbildning som form tillsammans med ämnesdjup och expertis förenas. Oavsett hur möten sker, direktmöten, seminarier, konferenser osv, är metoder, rekommendationer och mallar för att underlätta kunddialog och behovskartläggningen viktigt.
Mall för kunddialog inspirerad av Business Canvas Model
Figuren nedan illustrerar en kunddialogmall som stöd för kunddialog och behovsinventering. Den är modifierad och inspirerad av Business Canvas Model. Handledning till Canvasinspirerad kunddialogmall finner du här.
Att arbeta med kunddialogmallen innebär att följa ett flöde och en viss process. I dialogen tar uppdragsgivare exempelvis upp; relevant kompetensområde för en insats, antal deltagare, tidsplan och kostnader. Lärosätet bör i detta tidiga skede notera önskemål från presumtiv uppdragsgivare för att kunna återkoppla med relevant innehåll, utbildningsformer och tidsplan. Kostnadsstruktur samt intäktsflöden har tagits bort från mallen då fokus är att tillfredsställa kundens behov och ge tillförlitlig samt korrekt information.
Kunddialogmall inspirerad av Business Canvas Model
De olika områdena i mallen är:
Steg 1: Bakgrundsbeskrivning till behov samt målsättning
Steg 2: Deltagare och förkunskaper
Steg 3: Pedagogik och former
Steg 4: Utbildningens omfattning och tidsplanering
Steg 5: Resurser och partners
Steg 6: Gemensam planering för fortsatt dialog samt uppföljning
Efter dialogen har både lärosäte och kund ringat in ett gemensamt innehåll. Mallen ger ett innehållsligt stöd kring insatsen, som därefter kan utformas med en mer konkret one-pager/kursbeskrivning (omfattande både poänggivande, icke poänggivande kurser, seminarier, föreläsningsserie mm). En one-pager blir då ett innehållsligt ”kontrakt” mellan lärosäte och kund, dvs. ett konkret material att diskutera omkring inför framtida överenskommelser. Exempel på one-pager för Agila metoder, exempel på one-pager för CAD.
Linnéuniversitet provar även andra sätt att hantera förfrågningar genom användning av QR-koder som hänvisar till en webbsida med fördjupad kursinformation.
Uppföljning: utvärdering och avslut
Kontinuerlig dialog med kunder och uppdragsgivare avser att skapa en god kommunikation och dialog som behöver underhållas, inte bara initialt inför nya uppdrag, utan genom hela utbildningsprocessen. Under själva kursgenomförande är det oftast lärarpersonalen som ”äger” kunden, men vid ett avslutat uppdrag bör utbildningsinsatsen utvärderas både vad gäller själva kursen, dvs lärare och deltagare, och ansvariga uppdragsgivares upplevelse och åsikter kring hela insatsen. Det senare bör då göras med lärosätets ansvariga, t ex uppdragsutbildningskoordinator, chef mm som deltog initialt i kunddialogen.
De två dimensionerna av uppföljning och utvärdering, dvs att både följa upp kursdeltagarna och de som ”beställde” utbildningen, avser att skapa goda förutsättningar för en konstruktiv dialog kring feedback, förändringar, utveckling och uppföljning av insatsen inför kommande uppdrag. Ett sätt att följa upp en kursinsats är att låta en forskare eller någon vid lärosätet göra fokusgrupper sista kursdagen tillsammans med kursdeltagarna. Denna form för uppföljning, ger en mer neutral bild för båda parter och skapar en grund för vidareutveckling av utbildningsinsatsen. Exempel på utvärderingsfrågor. Exempel på uppföljning av utbildninginsats (fokusgrupp).
Kompetensutvecklingsmodeller och kursdesign: några exempel
I samband med kunddialogen förs diskussion om kursformer och pedagogiska upplägg utifrån arbetslivets kompetensbehov. I kunddialogmallen kan idén till kurs- design, önskemål och krav tidigt specificeras. Detta bör så tidigt som möjligt kommuniceras mellan koordinator och motsvarande samt lärare/lärarlag. Även lämpligt stöd för IKT vid lärosätet bör involveras i rimlig tid och omfattning.
Det finns en mängd olika kurs- och kompetensutvecklingsmodeller som kan användas eller så behöver nya designas. Dock bör man fundera på hur mycket extra tid nyutveckling tar eller om det finns tidigare erfarenheter från vald ”modell”, programvaror, behov av nytt kursmaterial mm. Merkostnader för kursutveckling kan ibland generera ett tilläggsavtal för kunden. Diskutera tidigt med kunden om det är önskvärt med extra kursutveckling. Ibland är det värt att lägga ner extra resurser om kursen ska ges flera gånger t ex för stora organisationer med många deltagare. Vem som ska bära kostnaden och arbetet med en specifik kursutveckling bör diskuteras både med kunden och internt vid lärosätet. Vi rekommenderar en checklista som specificerar informationen i kunddialoggmallen med både generella och specifika krav och önskemål för att säkerställa kvalitet.
Tabellen beskriver några exempel på goda kompetensutvecklingsmodeller. Dessa speglar olika typer av utbildningsinsatser för kompetensutveckling av yrkesverksamma, hur de utvecklas och skapar strategiska koncept för kompetensutveckling.
