Denna information riktar sig till dig som har ett ärende som ska behandlas i Forsknings- och utbildningsnämnden, nedan kallad FUN.
Vilka ärenden som behandlas i FUN regleras av nämndens ansvarsbeskrivning.
Anmäla ärende till FUN
Ärenden till FUN anmäler du till namndsekreterare@hv.se senast tre arbetsdagar innan ett så kallat förmöte. Ange om ärendet avser beslut, diskussion eller meddelande, samt vem som föredrar ärendet. Du behöver också ett diarienummer för ditt ärende. Om du inte har något diarienummer kontaktar du registrator@hv.se för ett sådant.
I beslutsärenden bör handlingarna innehålla en tjänsteskrivelse som ger bakgrund till ärendet och avslutas med ett förslag till beslut.
Förmöte
FUN:s ordförande, vice ordförande, studentrepresentant och nämndens sekreterare träffas inför varje sammanträde på ett förmöte. Mötet äger normalt rum cirka sex arbetsdagar före FUN:s sammanträde.
Förmötets syfte är att gå igenom inkomna ärenden med tillhörande beslutsunderlag och reda ut eventuella frågetecken och behov av kompletteringar. Presidiet avgör vilka ärenden som ska ingå i föredragningslistan till FUN. I de fall ett ärende inte anses vara färdigberett kan presidiet bestämma att skicka tillbaka ärendet för mer underlag eller tillägg. Kallelsen godkänns och skickas sedan ut med tillhörande handlingar till FUN:s ledamöter.
Registrera tjänsteskrivelse i W3D3 - Lathund
Efter förmötet registrerar du alla handlingar med en tillhörande tjänsteskrivelse i ärendehanteringssystemmet W3D3.
Gör så här:
- Sök fram ärendet i W3D3 och gå in i ärendekortet.
- Tryck på symbolen med papper och ett + på uppe i menyraden ”Lägg till föredragningslista”.
- Välj beslutande organ och vilket möte det ska tas upp.
- Kontrollera om rubriken blir bra.
- Skriv in vem som är föredragande på mötet.
- Klistra in texten till själva tjänsteskrivelsen i rutan ”Ärendetext”. Dra ihop texten med delete-knappen. Om texten består av mer än ett stycke tryck Shift + Enter två gånger.
- Lägg beslutsförslaget i rutan ”Förslag till beslut”.
- Kontrollera alltid radbrytningar både i fältet Ärendetext och Förslag till beslut!
- Välj att klicka i om det ska med något underlag som finns registrerat i ärendet till mötet.
- Om du vill gå tillbaka senare och redigera trycker du på ”Spara”-knappen uppe i menyraden, dvs disketten.
- När du vet att du är helt klar och vill skicka in ditt ärende, bocka i rutan ”skapa handling som PDF”. Därefter klickar du på ”Lägg till föredragningslista”, dvs symbolen med papper och ett + i menyraden. Då skickas ditt ärende till aktuellt möte.
Efter sammanträdet
Efter sammanträdet är det din uppgift som handläggare att göra eventuella korrigeringar och färdigställa beslutsdokument samt skicka det till nämndens sekreterare och registrator.
Nämndens sekreterare expedierar protokoll från FUN:s sammanträden och informerar berörda om de beslut som har fattats.
Beslut som fattats av ordförande på delegation rapporteras till FUN vid nästa sammanträde under en särskild punkt i dagordningen.
Kontakt
Om du har frågor om FUN:s hantering av ärenden kan du kontakta namndsekreterare@hv.se. Hit kan du också vända dig för stöd och hjälp med just ditt ärende.
