Högskolan Väst är ansvarig för all behandling av personuppgifter inom högskolans verksamhet. Den här webbsidan beskriver hur vi behandlar dina personuppgifter samt vilka rättigheter du har och hur du kan göra gällande dem.
VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR VI OCH VARFÖR?
Högskolan behandlar bara personuppgifter för att utföra vårt uppdrag att utbilda, forska, samverka med det omgivande samhället, informera om vår verksamhet samt verka för att forskningsresultat tillkomna vid högskolan kommer till nytta. Vi gör det också för att bedriva en ändamålsenlig verksamhet och för att följa lagar och regler.
Högskolan behandlar bara uppgifter om dig om du har samtyckt till det, eller om det är nödvändigt för att utföra en uppgift som innefattar myndighetsutövning, är av allmänt intresse, eller som följer av lag eller avtal.
De vanligaste anledningarna till att högskolan behandlar uppgifter om dig är att du är student, anställd, forskare, deltagare i en kurs eller annat evenemang, låntagare vid högskolans bibliotek, eller om du söker en tjänst eller av annan anledning kontaktar högskolan.
De flesta uppgifter högskolan behandlar om dig samlas in direkt från dig. Vilka uppgifter vi behandlar beror på ändamålet med behandlingen. I vissa fall samlar vi även in uppgifter från andra källor, exempelvis Skatteverket eller Universitets- och högskolerådet.
Bland annat kan det vara fråga om följande:
- Personuppgifter som du lämnar till oss på webben, fysiska blanketter, i kontakter med medarbetare på högskolan via exempelvis mejl och brev samt vid användning av högskolans IT-system och tjänster.
- Personuppgifter som du lämnar till oss i samband med anmälan till ett evenemang, till exempel kontaktuppgifter. Varför vi gör det informeras om i det enskilda fallet. Oftast behöver vi uppgifterna för att planera och administrera eventet samt kommunicera med dig.
- Personuppgifter som samlas in vid deltagande i ett forskningsprojekt. Varför vi gör det informeras om i det enskilda fallet.
- Studiedokumentation och annan studieadministrativ information, till exempel uppgift om behörighet, meriter, deltagande i utbildning och prov, tentamen och inlämningsuppgifter, studieresultat, uppgifter om anmälnings- och studieavgifter. Informationen behövs för att vi ska kunna anta dig som student, genomföra kurs, dokumentera studier, följa upp, utvärdera, rapportera och administrera utbildning samt administrera stipendier, anmälnings- och studieavgifter samt utbytesstudenter.
- Kontaktuppgifter som du lämnar till oss i samband med ansökan om lånekort vid högskolans bibliotek. Uppgifterna behövs för att låna ut biblioteksmaterial och administrera lån och inköp.
- Uppgifter om din hälsa för att exempelvis kunna tillgodose önskemål om specialkost vid evenemang eller behov av särskilt pedagogiskt stöd samt för att ge studenthälsovård. Oftast ber vi dig att godkänna vår behandling av dessa uppgifter innan de samlas in och behandlas.
- Personnummer, om det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen, till exempel för att vi inte ska förväxla dig med en annan person eller om det annars krävs för att säkert fastställa din identitet.
- Bankuppgifter och annan ekonomisk information för att betala ut pengar eller fakturera.
- Personuppgifter som du lämnar när du söker en tjänst.
- Personuppgifter som behövs vid anställning, till exempel uppgift om en anställnings form, längd och omfattning, befattning, uppdrag, lön, medlemskap i fackförening, tjänsteplanering, föräldraledighet, sjukfrånvaro, sjukintyg samt elektroniska identiteter som användarnamn. Uppgifterna krävs för att högskolan ska kunna fullgöra sina skyldigheter inom det arbetsrättsliga området enligt anställningsavtal, lag och kollektivavtal, för att kunna arbeta vid högskolan, samt för att styra, planera, bedriva och utveckla högskolans verksamhet.
- Personuppgifter som inhämtats inom ramen för deltagande i en forskningsstudie.
HUR SKYDDAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
Högskolan vidtar rättsliga, tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot obehörig eller otillåten åtkomst och annan behandling samt mot förlust, förstöring eller skada. Åtgärderna syftar till att säkerställa ett lämpligt skydd för personuppgifterna med hänsyn till risken med behandlingen av uppgifterna.
VEM FÅR DEL AV DINA PERSONUPPGIFTER?
Som utgångspunkt får bara de medarbetare vid högskolan som behöver dina personuppgifter i arbetet del av uppgifterna. Utöver detta kan central administrativ personal vid högskolan ha tillgång till dina uppgifter och komma att ta del av dem vid behov, exempelvis vid felsökning och support.
En stor del av informationen som finns vid högskolan är allmänna handlingar. Det innebär att om dina personuppgifter finns i en allmän handling, kan som utgångspunkt alla som begär ut handlingen ta del av dina personuppgifter enligt offentlighetsprincipen.
Utöver detta kan dina personuppgifter komma att lämnas ut till myndigheter som Centrala studiestödsnämnden, Migrationsverket, Statistiska centralbyrån, Universitetskanslersämbetet, Skatteverket, Försäkringskassan, och andra högskolor och universitet. De kan också komma att delas med leverantörer, samarbetspartners och annan tredje part som behöver ta del av dem.
Högskolan delar endast dina personuppgifter om det är nödvändigt och om du har godkänt det eller vi får göra det enligt lag. När personuppgifter lämnas till en annan part vidtar högskolan lämpliga åtgärder för att skydda dina personuppgifter.
VAR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
Dina personuppgifter behandlas normalt inom EU/EES. I vissa fall kan dock uppgifterna komma att behandlas utanför EU/EES, exempelvis av våra partnerlärosäten, samarbetspartners inom forskning eller leverantörer. Oavsett i vilket land uppgifterna behandlas vidtar högskolan åtgärder för att skydda dem i överensstämmelse med de krav som gäller inom EU/EES.
Personuppgifter får endast behandlas utanför EU/EES om EU-kommissionen har beslutat att landet i fråga har en adekvat skyddsnivå eller efter att lämpliga skyddsåtgärder vidtagits.
HUR LÄNGE SPARAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
Vi sparar bara dina personuppgifter så längre det är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen och krav i lag eller annan författning. Regler om hur länge högskolan är skyldiga att spara olika information finns bland annat i arkivlagen och Riksarkivets författningssamling. Ofta innebär det att dina personuppgifter sparas i mellan två år och för all framtid.
HÖGSKOLANS WEBBPLATS
Högskolans webbplats använder så kallade "cookies". Cookies är små textfiler som skapas och lagras på din enhet när du besöker vår webbplats och som innehåller information om besöket.
Läs mer om cookies
DINA RÄTTIGHETER
Rätt till tillgång
Högskolan är öppen med hur vi behandlar dina personuppgifter. Du har du rätt att få veta vilka uppgifter vi behandlar om dig, för vilket ändamål, och vilka personuppgifter som eventuellt lämnats ut till annan mottagare.
Tänk på att som student eller anställd vid högskolan kan du oftast själv logga in i högskolans IT-system för att se vilka uppgifter vi behandlar om dig. Du kan också kontakta den ansvariga inom högskolan för att få information om vilka uppgifter som behandlas om dig, exempelvis HR-avdelningen.
Rätt till återkallande
I vissa fall kan vi komma att be om samtycke (godkännande) till att behandla dina personuppgifter. Om du lämnar sådant samtycke kan du när som helst ta tillbaka detta. Vi kommer då inte att fortsätta behandla dina personuppgifter. Uppgifter som redan har offentliggjorts påverkas däremot i regel inte av ett återkallat samtycke.
Rätt till dataportabilitet
Du har rätt att i vissa fall få dina personuppgifter i ett allmänt använt format för att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig.
Rätt till rättelse
Du har rätt att få dina personuppgifter ändrade eller kompletterade om de skulle visa sig vara felaktiga eller ofullständiga.
Tänk på att du som student eller anställd vid högskolan själv kan ändra dina uppgifter genom att logga in till respektive IT-system eller genom att kontakta den ansvariga inom högskolan.
Rätt till begränsning
Du har rätt att i vissa fall få en viss behandling av dina personuppgifter begränsad eller avslutad.
Rätt till radering
Du har rätt att i vissa fall få dina personuppgifter raderade.
Rätt att inge klagomål till Datainspektionen
Du har rätt att klaga på vår behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen.
Mer information om dina rättigheter
Läs mer om dina rättigheter på Datainspektionens webbsidor.
KONTAKTA OSS
Om du har frågor kring hur dina personuppgifter behandlas är du som anställd vid högskolan, student, forskare eller som utomstående intressent eller gäst välkommen att i första hand kontakta din chef, din kontaktperson eller den ansvariga för en kurs eller ett forskningsprojekt. Du är också välkommen att kontakta någon av de medarbetare som arbetar särskilt med personuppgiftsfrågor vid högskolan genom att skicka ett mejl till dataskydd@hv.se.
PERSONUPPGIFTSANSVARIG
Högskolan Väst
461 86 TROLLHÄTTAN
Tel. 0520-22 30 00
E-post: registrator@hv.se
DATASKYDDSOMBUD
Dataskyddsombudets uppgift är att övervaka att högskolan behandlar personuppgifter på ett lagligt, korrekt och säkert sätt i enlighet med dataskyddsförordningen.
Arne Johansson
E-post: dataskydd@hv.se
