Styrdokument inom hållbarhet

• Vi är ledande AIL-högskola för livslångt lärande och en hållbar utveckling
• Studenterna är attraktiva på arbetsmarknaden, rustade för livslångt lärande och är drivande aktörer för en hållbar samhällsutveckling
• Forskningen möter komplexa utmaningar för en hållbar samhällsutveckling regionalt, nationellt och internationellt.

Hållbar utveckling är en integrerad del av högskolans verksamhet. Här kan du läsa om vision, mål och strategier.

En arbets- och studiemiljö fri från genusbaserad utsatthet: trakasserier, kränkningar och sexuella trakasserier
En jämställd fördelning av makt, resurser och möjligheter
En jämställd utbildning och forskarutbildning
Stödjande processer och verktyg för att möjliggöra förändring

Här kan du läsa Plan för jämställdhetsintegrering 2023-2025 i sin helhet.

Tjänsteresor

Effektmål:
Högskolans tjänsteresor ska utföras med så liten miljö- och klimatpåverkan som möjligt.

Tidsatta mål:

• Utsläpp av koldioxid från tjänsteresor (flyg, buss, bil, tåg) ska minska med minst 25 procent per årsarbetskraft mellan 2018 och 2025. 
• Utsläpp av koldioxid från tjänsteresor (flyg, buss, bil, tåg) ska minska med minst 30 procent per årsarbetskraft mellan 2018 och 2030. 

Uppföljning:
Tjänsteresor 2023 jämfört med 2018, i procent:

Totalt:   -36% kg Co2 per årsarbetskraft jämfört med 2018 (-24% av totala utsläpp)

Tjänsteresor uppdelat på färdsätt 2023 jämfört med 2018, i procent:

Flyg: - 29 % kg Co2 per årsarbetskraft (-24% kg totala utsläpp)
Bilresor: - 65 % kg Co2 per årsarbetskraft (-59% kg totala utsläpp)
Buss:  - 54 % kg Co2 per årsarbetskraft jämfört med 2018 (-45% kg totala utsläpp)
Tåg: Utgör endast 3 kg av 197 374 kg totalt. I kilometer räknat har tågresandet minskat med 23 % per årsarbetare jämfört med 2018. 

Flygresor gav upphov till 89 procent av all klimatpåverkan från tjänsteresor 2023.

Stöd för hållbara resor (länk till Medarbetarportalen, inlogg krävs)

Här hittar du regler för tjänsteresor (länk till Medarbetarportalen, inlogg krävs)

Effektmål:

Högskolans konsumtion och resursanvändning bidrar till goda arbetsvillkor och minskad negativ miljöpåverkan.

Tidsatta miljö- och klimatmål:

• Högskolans upphandling, inköp och materialanvändning ska vara klimatneutral eller klimatnegativ senast 2045, med utsläpp så nära noll som möjligt.
• Minskning av koldioxidutsläpp med 30 procent per årsarbetare till 2030, jämfört med basår 2024, på följande områden:
  IT-produkter
  Möbler
  Catering
  
  
• Andelen inköp med hållbarhetsmärkning ska vara följande till 2030:
  Catering: 60 procent ekologisk (EU-ekologiskt/KRAV eller motsvarande) och fortsatt 100 procent rättvisemärkt med Fairtrade/motsvarande för kaffe och te.
  IT-produkter: 100 procent hållbarhetsmärkta datorer och skärmar (TCO certified eller motsvarande)
  Möbler: 100 procent hållbarhetsmärkt (Ecolabel, Svanen, Möbelfakta eller motsvarande)

Resultat följs upp från och med 2024.

Så här jobbar Högskolan Väst med hållbara inköp (länk till Medarbetarportalen, inlogg krävs)

Effektmål:
Högskolans hantering av material och avfall ska vara cirkulär och ge goda förutsättningar för studenter och medarbetare att ta ett individuellt ansvar att agera hållbart.

Tidsatta mål:

• Avfall
  Implementera ny rutin för källsortering på högskolan till 2025.
  Ta fram mätetal för restavfall senast 2026.
  
  
• Materialanvändning
  100 procent återtag av IT-produkter år 2030.
  50 procent återbruk av avyttrade möbler 2030.

Resultat följs upp från och med 2024.

Effektmål:
Högskolans energianvändning ska vara klimatneutral och effektiv.

Tidsatta mål för 2030:

• Förbrukningen av verksamhetsel ska minska med minst 15 procent jämfört med basår (genomsnitt av 2014-2015)
• Den egna produktionen av förnybar energi ska öka med minst 100 procent jämfört med 2023.
  
  

Uppföljning:
Verksamhetsel på campus 2023, jämfört med 2014/2015:

Totalt: -9,6% kWh
Per kvm: -9,8% kWh
Per årsarbetare: - 28,7% kWh

Hållbarhet ska vara integrerat i alla våra processer. Miljöledning och lika villkor är de områden vi fokuserar extra på.

Rektorsbeslut 12 september 2023
Träder i kraft 1 oktober 2023
Ärendenummer HV 2023/352

1. Inledning

Syftet med högskolans system och struktur för lika villkor är att skapa en studie- och arbetsmiljö där alla verkar på lika villkor. Lika villkor innefattar mångfalds- jämställdhets- och tillgänglighetsaspekter. Genom att skapa struktur och transparens utvecklas en systematik i arbetet med den sociala dimensionen av hållbar utveckling.

Detta arbete är en viktig del av högskolans kvalitetsarbete mot vår vision och gemensamma mål och som berör hela verksamheten och inkluderar lika villkor och jämställdhet för alla studenter och medarbetare. Det systematiska arbetet ska bidra till lika möjligheter, rättigheter och skyldigheter för alla individer; sökande, studenter och anställda, oavsett kön, könsidentitet, ålder, sexuell läggning, etnicitet, social, kulturell eller religiös bakgrund eller funktionsnedsättning.

Arbetet med att skapa inkludering och lika villkor för alla utgår från internationella och nationella mål och regelverk samt högskolans egen vision, mål och interna regelverk. Agenda 2030 är en internationell handlingsplan med mål för omställning till ett hållbart samhälle för människorna, planeten och välståndet och omfattar tre dimensioner av hållbar utveckling: den ekonomiska, den sociala och den miljömässiga, Sveriges myndigheter bidrar till omställning genom egna mål och handlingsplaner.

Arbetet med den sociala dimensionen regleras genom lagar, förordningar och regeringens årliga regleringsbrev.  Högskolelagen 5 § lyder: ”Högskolorna ska i sin verksamhet främja en hållbar utveckling som innebär att nuvarande och kommande generationer tillförsäkras en hälsosam och god miljö, ekonomisk och social välfärd och rättvisa. I högskolornas verksamhet ska jämställdhet mellan kvinnor och män alltid iakttas och främjas.” Andra lagar och förordningar som högskolan ska förhålla sig till är till exempel Arbetsmiljölagen, Diskrimineringslagen och Förordning (2001:526) om de statliga myndigheternas ansvar för genomförande av funktionshinderspolitiken. Den statliga värdegrunden lägger också grunden för hållbar utveckling genom till exempel att upprätthålla demokratiska värden genom respekt för alla människors lika värde och för den enskilda människans frihet och värdighet, uppdraget att främja en hållbar utveckling som leder till en god miljö för nuvarande och kommande generationer, samt att verka för att alla människor ska kunna uppnå delaktighet och jämlikhet i samhället.

Högskolan Västs vision ”För en mer hållbar värld är vi en aktiv samhällsaktör som tillsammans med omvärlden skapar kunskap och gör den tillgänglig för fler” visar att högskolan har höga ambitioner för arbetet med hållbar utveckling, vilket också speglas i högskolans kärnvärden; generösa, inkluderande, offensiva och ”crazy enough”. Hållbarhet genomsyrar verksamheten och syns i både mål och strategier.

2. Förebyggande arbete

För att skapa en studie- och arbetsmiljö där alla verkar på lika villkor krävs ett långsiktigt och strukturerat arbete med systematisk uppföljning och ständiga förbättringar. Diskrimineringslagen definierar arbetet med att förebygga diskriminering och främja lika rättigheter och möjligheter på jobbet oavsett diskrimineringsgrund för aktiva åtgärder. I korthet handlar det om att identifiera och undanröja risker för att det sker.

Upprättande av riktlinjer, rutiner och andra nödvändiga styrdokument ger tydliga ramar och säkerställer ett systematiskt arbete med arbetsmiljö- och lika villkorsfrågor. Goda förutsättningar för det arbetet skapas genom information till nya studenter och information på studentwebben och medarbetarportalen, medarbetarsamtal, introduktionsutbildning för nyanställda, systematisk utbildning till chefer och andra viktiga grupper samt genom olika undersökningar, analyser och uppföljningar.  

Inom ramen för högskolans ordinarie arbete inom samtliga processer ingår att säkerställa en studie- och arbetsmiljö där alla verkar på lika villkor. Det innebär att arbete med att skapa inkludering och lika villkor, såväl som utbildningsanordnare som arbetsgivare, kontinuerligt ska ske i den löpande verksamheten. Som stöd i planeringsarbetet finns processer, interna riktlinjer, regler och rutiner som säkerställer likabehandling och inkludering.

3. Genomföra

Allt pågående arbete i alla högskolans processer ska genomföras på sådant sätt att alla studenter eller medarbetare har lika möjligheter, rättigheter och skyldigheter. I högskolans verksamhetsledningssystem ingår årlig uppföljning och diskussion i högskolans ledningsgrupp om fortsatt utveckling i samband med strategidag för hållbar utveckling.

Arbetet ska ske fortlöpande i fyra steg, inom fem områden och utifrån samtliga sju diskrimineringsgrunder. Dessa redogörs för utförligare i nästa avsnitt. I genomförandet ingår att arbeta med åtgärder kopplat till identifierade risker i verksamheten utifrån arbetsmiljö- och lika villkorsaspekter. Som stöd för genomförande finns rutiner för lika villkorsarbete och mallar för riskbedömning. Verksamheten genomför riskbedömningar, analyserar orsaker och genomför åtgärder kopplade till beslutade högskoleövergripande och lokala prioriteringar. Planer upprättas löpande under året, men följs upp i samband med årsrapporteringen och strategiska diskussioner. Systematiken i lika villkorsarbetet utvärderas en gång om året i samband med ledningens genomgång vid den strategiska diskussionen i högskolans ledningsgrupp.

4. Utvärdera, utreda och följa upp

Lika villkorsarbetet sker systematiskt genom att det följer de fyra stegen kopplat till aktiva åtgärder för att bedriva ett förebyggande och främjande arbete:
1) Undersöka, 2) Analysera, 3) Åtgärda, 4) Utvärdera och följa upp.

Risker för att studenter och medarbetare diskrimineras och eventuella hinder för lika rättigheter och möjligheter undersöks på flera olika sätt. Undersökningarna fokuserar på risker för diskriminering gentemot medarbetare respektive studenter enligt diskrimineringslagens lagkrav om aktiva åtgärder (SFS 2016:828).

För medarbetare (inklusive anställda doktorander)

• Arbetsförhållanden
• Löner och anställningsvillkor
• Rekrytering och befordran
• Kompetensutveckling och utbildning
• Möjlighet att förena arbete och föräldraskap

För studenter (inklusive doktorander)

• Antagnings- och rekryteringsförfarande
• Undervisningsformer och organisering av utbildningen
• Examinationer och bedömningar av studenternas prestationer
• Studiemiljö
• Möjlighet att förena studier med föräldraskap
  
  

Arbetet med att identifiera risker och analysera utifrån diskrimineringslagens sju grunder görs genom årliga uppföljningar i form av exempelvis:

• dialog i medarbetarsamtal,
• enkätundersökningar: arbetsmiljöenkät, lika villkorsenkät, doktorandbarometer,
• uppföljning och analys av inkomna studentklagomål och studentärenden,
• analys av programvärdering,
• uppföljning och analys tillsammans med studenthälsan och samordnare för studenter med funktionsnedsättning,
• uppföljning av inkomna ärenden, anmälningar och incidenter.
  
  

För att säkerställa ansvar, tidplan och kommunikation kring de uppföljningar som görs finns ett uppföljningsschema (HV 2023/585).  

5. Utveckla och förbättra

Uppföljning, åtgärder och utvärdering av lika villkor redovisas för högskolans ledningsgrupp vid den årliga strategidagen, i enlighet med det fjärde steget (utvärdera och följa upp) kopplat till arbetet med aktiva åtgärder. Med utgångspunkt från analyser och utvärderingar beslutas det om nödvändiga högskoleövergripande åtgärder på operativ och strategisk nivå för att främja lika villkor och minska risker för diskriminering.

Åtgärdsförslagen dokumenteras och följs upp kontinuerligt för att säkerställa att de implementeras effektivt. Vid kommande års strategidag återrapporteras resultaten av dessa åtgärder för att säkerställa transparens och ansvarsskyldighet i enlighet med lagkraven.

I linje med diskrimineringslagens krav utvärderas struktur, innehåll och systematiken i arbetet med lika villkor en gång om året i samband med ledningens genomgång vid den strategiska diskussionen i högskolans ledningsgrupp. Detta säkerställer att våra arbetsmetoder kontinuerligt anpassas och förbättras för att främja en jämställd och inkluderande studie- och arbetsmiljö och för att möta de lagstadgade kraven.

6. Kommunikation

Resultat från uppföljning, åtgärder och utvärdering av lika villkor kommuniceras till relevanta intressenter i syfte att synliggöra och återkoppla arbetet på ett transparant sätt. Kommunikation och spridning av information är en viktig nyckel för att skapa ett effektivt och synligt lika villkorsarbete. Kommunikation bidrar till att skapa inkluderande miljöer och kulturer och är en del i att skapa förändringar i beteende och uttryck. Det är därför särskilt viktigt att kommunikationen i sig är inkluderande och att såväl goda exempel som svårigheter och utmaningar sprids och diskuteras.

7. Ansvar

Inom högskolan bedrivs det systematiska lika villkorsarbetet på olika nivåer och i olika former. Ansvaret följer både interna delegationsordningar och lagkrav. Arbetsenheterna genomför årliga undersökningar, analyser och åtgärder i sina verksamheter för att öka jämställdheten och minska risker för diskriminering. Det åligger alla chefer att förebygga diskriminering samt att agera och undersöka risker för diskriminering. Alla chefer har också ansvar att skapa en atmosfär av förtroende och delaktighet, där medarbetare och studenter engageras och ges möjlighet att göra sin röst hörd, påverka och förändra.

7.1 Rektor
Rektor har det yttersta ansvaret för att främja lika villkor för alla anställda och alla studenter inom högskolans verksamhet. Ansvaret är därmed tudelat och innebär såväl arbetsgivaransvar som ansvar som utbildningsanordnare. Det innefattar bland annat, men inte enbart, att öka jämställdheten och minska risker för diskriminering.

Rektor skapar förutsättningar genom beslut i enlighet med högskolans arbetsordning och rektors delegationsordning. Inom högskolans ledningsgrupp genomförs en årlig cykel för strategiska frågor, där hållbar utveckling inklusive jämställdhets- och likavillkorsfrågor utgör ett tema för uppföljning och strategiska diskussioner. Regelmässiga uppföljningar enligt ett särskilt schema (se bilaga 1) ger underlag för diskussion inför strategiska och operativa beslut.

7.2 Prefekt
Prefekter har, liksom rektor ett tudelat ansvar – både som arbetsgivare och som utbildningsanordnare.

Som arbetsgivare har prefekter ansvaret för att genomföra åtgärder som minskar risker för diskriminering och främjar jämställdhet och lika villkor. Det innefattar att säkerställa likabehandling inom arbetsförhållanden, löner och anställningsvillkor, rekrytering och befordran, kompetensutveckling och utbildning, samt möjligheten att kombinera arbete med föräldraskap. Prefekter har även ansvaret att främja en jämn fördelning och representation av olika grupper i ledningsgruppen och interna organ. Det innebär att aktivt arbeta för att undanröja hinder och skapa en inkluderande arbetsmiljö för alla medarbetare. Arbetet fokuserar på att säkerställa att alla medarbetare har likvärdiga villkor för meritering, fördelning av meriterande arbetsuppgifter och genomförande av utbildning och forskning.

Som utbildningsanordnare ansvarar prefekter för att säkerställa att alla studenter har lika villkor och möjligheter inom utbildningen. Det inkluderar att genomföra åtgärder för att minska risken för diskriminering och främja likabehandling inom undervisningsformer och organisering, examinationer och bedömningar, studiemiljö samt möjlighet att förena studier med föräldraskap. Prefekter har också ansvaret att säkerställa att jämställdhets- och lika villkorsperspektivet är en del av utbildningarnas innehåll, utformning och genomförande inom ramen för hållbarhetsperspektivet.

7.3 Högskoledirektör
Högskoledirektörens arbetsgivaransvar innefattar att genomföra åtgärder som minskar risker för diskriminering och främjar lika villkor och jämställdhet.   Det innefattar att säkerställa likabehandling inom arbetsförhållanden, löner och anställningsvillkor, rekrytering och befordran, kompetensutveckling och utbildning samt möjligheten att kombinera arbete med föräldraskap. Arbetet fokuserar på att främja en jämn fördelning och representation av olika grupper i ledningsgrupp och interna organ. Det innebär också att aktivt arbeta med att säkerställa att alla medarbetare har likvärdiga villkor för meritering och inkluderar åtgärder för att främja lika behandling vid exempelvis fördelning av meriterande arbetsuppgifter.

Högskoledirektören ansvarar för att skapa förutsättningar, planera och följa upp att studiemiljön, i form av infrastruktur och stödfunktioner för utbildning, är rätt dimensionerade och skapar lika förutsättningar och villkor för alla studenter. Förvaltningens avdelningschefer har an­svar för att bemanna och planera för sina medarbetare inom sina ansvarsområden. De ansvarar också för att säkerställa att medar­betarna har rätt kompetens, kunskap och förutsättningar för att utföra sina arbetsuppgifter på ett inkluderande och jämlikt sätt.

7.4 Chef för studentstöd, bibliotek och pedagogisk utveckling (SBIP)
Chefen för SBIP har ansvaret att genomföra åtgärder som främjar jämställdhet, minskar risker för diskriminering och säkerställer lika villkor inom arbetsförhållanden, löner och anställningsvillkor, rekrytering och befordran, kompetensutveckling och utbildning samt möjlighet att kombinera arbete med föräldraskap. Arbetet fokuserar på att främja jämn fördelning och likvärdiga möjligheter vid tillsättning av ledningsgrupp och interna organ samt meritering vid fördelning av meriterande arbetsuppgifter.

Vidare ansvarar chefen för SBIP för att skapa förutsättningar, planera och följa upp att SBIP med dess stödfunktioner är rätt dimensionerade och skapar lika förutsättningar och villkor för alla studenter. Avdelningschefer ansvarar för be­man­ning och planering för sina medarbetare och säkerställer att medarbetarna har rätt kompe­tens, kun­skap och förutsättningar för uppgifterna.

Processer som bidrar till lika villkor och som systema­tiskt följs upp, utvärderas, utvecklas och dokumenteras är studievägledning, stöd till studenter med särskilda behov, skrivhandledning och övrigt studentstöd kopplat till biblioteket samt processer för att främja digital kompetensutveckling och högskolepedagogik

7.5 Avdelningschefer
Alla avdelningschefer har ett arbetsgivaransvar och ska systematiskt genomföra åtgärder som främjar jämställdhet och lika villkor och minskar risker för diskriminering inom arbetsförhållanden, löner och anställningsvillkor, rekrytering och befordran, kompetensutveckling och utbildning samt möjlighet att förena förvärvsarbete med föräldraskap. Arbetet inkluderar att via exempelvis medarbetarsamtal informera, undersöka förhållanden och skapa möjligheter till kompetensutveckling samt att säkerställa att alla medarbetare har karriärmöjligheter på lika villkor så att jämställdheten ökar på arbetsplatsen. Planering och uppföljning sker via tjänsteplaneringssamtal och årliga medarbetarsamtal.

Avdelningschefer på institutionerna har även ansvar för att ta emot och hantera klagomål som inte kan lösas genom direkt kommunikation mellan berörda parter samt att dokumentera eventuella risker till diskriminering.

7.6 Samtliga medarbetare och studenter
För att främja lika villkor är det avgörande att både medarbetare och studenter ges möjlighet att aktivt göra sin röst hörd, påverka och förändra. Engagemanget från alla parter är en viktig framgångsfaktor. Vidare har alla medarbetare och studenter ett ansvar att följa de regler, riktlinjer, rutiner som finns samt agera på ett rättvist och inkluderande sätt. Det är viktigt att alla är medvetna om att de har en roll i att identifiera och rapportera eventuell diskriminering de ser eller upplever. 

Lärare har ett särskilt ansvar att delta i kompetensutvecklande åtgärder och en skyldighet att följa interna regler, riktlinjer och handlingsplaner för att säkerställa och utveckla studiemiljöer så att alla studenter kan studera på lika villkor. Arbetet inkluderar att bidra till förbättring vid identifierade brister samt åtgärder för att säkerställa att jämställdhets- och lika villkorsperspektivet är en del av utbildningarnas innehåll, utformning och genomförande. Programansvariga har ett särskilt ansvar för att bevaka frågorna ur ett programperspektiv.

7.7 Samordnare för lika villkor och jämställdhet
Högskolans samordnare för lika villkor har rollen att samordna, initiera och driva högskolans lika villkors- och jämställdhetsarbete så att det sker enligt plan. I rollen ingår att:

• Samordna upprättandet av styrdokument och rutiner för att främja lika villkor och motverka diskriminering
• Genomföra högskoleövergripande riskanalyser inom området lika villkor och diskriminering för att identifiera och hantera eventuella brister och risker
• Följa upp och utvärdera effekterna av insatser och åtgärder samt rapportera resultat till högskolans ledning och berörda parter
• Vara sammankallande till Hållbarhetsrådet tillsammans med miljösamordnare
• Erbjuda stöd och resurser till arbetsenheter
• Samarbeta med avdelningschefer och personalansvariga
• Lagbevakning och omvärldsanalys
• Svara på remisser och enkäter relaterade till lika villkor och diskriminering
• Samordna interna och externa granskningar av lika villkor och diskriminering
• Ansvara för att information inom området är uppdaterad och ändamålsenlig
• Förbereda underlag, planera och genomföra ledningens genomgång vid högskolans ledningsgrupps strategidag för hållbar utveckling.
• Ingå i relevanta arbetsgrupper inom lika villkor- och jämställdhetsområdet
  
  

7.8 Hållbarhetsråd
Högskolans hållbarhetsråd är ett utskott till högskolans ledningsgrupp och leds av prorektor. Hållbarhetsrådet ansvarar för att bereda och analysera data från olika källor inklusive de uppföljningar som sker inom ramen för högskolans kvalitetssystem. Utifrån gjorda analyser bereder hållbarhetsrådet förslag på utvecklingsprojekt och förbättringsaktiviteter som presenteras och diskuteras vid den årliga strategidagen inom hållbar utveckling.

Som en del av detta arbetar hållbarhetsrådet strategiskt för att utveckla och förankra processer, riktlinjer och arbetssätt för att utveckla arbetet inom jämställdhet och lika villkor inom hela högskolan.

Hållbarhetsrådet består av utsedda ledningsrepresentanter från samtliga arbetsenheter, studentrepresentanter samt miljösamordnare och samordnare för lika villkor och jämställdhet. Hållbarhetsrådets ledamöter ansvarar för att förankra och diskutera lika villkorsfrågor inom respektive arbetsenhet/verksamhet. Prorektor ansvarar för dialog och förankring med rektor.

7.9 Högskoleövergripande centrumbildningar
Centrum för hållbarhet är en samarbets- och samverkansarena for högskolans forskning och utbildning med anknytning till hållbarhet. Utgångspunkten är ett brett hållbarhetsbegrepp som omfattar såväl ekologisk, social och ekonomisk hållbarhet och det ömsesidiga beroendeförhållandet mellan de tre hållbarhetsdimensionerna. Arbetet tar en tydlig utgångspunkt i Agenda 2030 och de 17 globala hållbarhetsmålen.

Centrum för hållbarhet stödjer högskolans interna hållbarhetsarbete genom att i samråd leverera det stöd som efterfrågar och bidra till att stärka kompetensen kring hållbarhetsfrågor bland lärare, forskare och studenter.

Centrum för hälsofrämjande och salutogenes är en samarbets- och samverkansarena för högskolans forskning och utbildning med perspektivet hälsofrämjande och salutogenes. Syftet är att verka för att studenter och medarbetare bibehåller hälsa under utbildningen/ arbetsliv samt bidra med kunskap som kan skapa förutsättningar för hälsa och hållbar utveckling genom hela livet.

Centrum för hälsofrämjande och salutogenes stödjer högskolans interna hälsofrämjande arbete genom att i samråd leverera det stöd som efterfrågar och bidra till att stärka kompetensen kring salutogenes bland lärare, forskare och studenter.

Rektorsbeslut 3 oktober 2023
Träder i kraft 1 oktober 2023
Ärendenummer HV 2023/351

1. Inledning

Syftet med högskolans miljöledningsarbete är att minska den negativa miljöpåverkan öch bidra positivt till miljöförbättring. Miljöledningssystemet ger systematik i arbetet med den ekologiska dimensionen av hållbar utveckling. Därmed bidrar det till att uppfylla Högskolan Västs vision ”För en mer hållbar värld är vi en aktiv samhällsaktör som tillsammans med omvärlden skapar kunskap och gör den tillgänglig för fler”.

Miljöarbetet vid statliga myndigheter regleras ytterst genom lagar, förordningar öch regeringens årliga regleringsbrev. Högskolan har i uppdrag att verka för en bättre miljö, vilket regleras av Högskolelagen enligt vilken en hälsosam och god miljö ska främjas. I förordningen om miljöledning i staten (SFS 2009: 907) regleras att detta ska göras genom ett systematiskt arbetssätt.

Miljöarbetet omfattar hela verksamhetens miljöpåverkan. Ett systematiskt miljöarbete innefattar att skapa förutsättningar, planera, genomföra, följa upp och minska den negativa betydande miljöpåverkan. Det handlar dels om långsiktig påverkan på samhället utifrån våra kärnprocesser (utbildning och forskning), dels om direkt miljöpåverkan från vår verksamhet på till exempel klimat, biologisk mångfald, vatten och luft.

Miljöledningssystemet tydliggör ansvar och ger en systematik och struktur för uppföljning av förutsättningar och resultat. Uppföljningen ska leda till identifiering av utvecklings-/förbättringsbehöv, en plan för åtgärder samt återkoppling.

Ytterst ska miljöledningssystemet säkra att högskolans verksamhet lever upp till de krav som ställs i lag och förordning.
1 Det ska också bidra till att verksamheten utvecklas i enlighet med verksamhetsledningssystemets vision att bidra till en hållbar värld samt högskoleövergripande mål öch strategier, där hållbar utveckling är en integrerad del.

I det följande beskrivs miljöledningssystemets olika delar. Därefter följer en beskrivning av olika rollers ansvar.

2. Förebyggande arbete

Miljöledningssystemet beskriver ett systematiskt arbetssätt med miljöpåverkan enligt en förbättringscykel för att bidra till hållbar utveckling och nå de nationella miljökvalitetsmålen. Det tydliggör organisation och ansvar för miljöarbetet, listar intressenter som har krav och förväntningar på lärosätet, specificerar vilka områden som är högskolans viktiga hållbarhetsaspekter och därmed extra viktiga att arbeta med och hur uppföljning och rapportering av arbetet ska ske.

En miljöutredning görs regelbundet för att utreda och identifiera verksamhetens betydande miljöpåverkan, både positiv och negativ. Vad som bedöms vara betydande miljöpåverkan beror på faktiskt miljöpåverkan samt lagkrav och krav från intressenter. De betydande miljöaspekterna ligger sedan till grund för miljöledningssystemets inriktning och utformning. Utredningen ska hållas aktuell och ses över samt uppdateras vid väsentliga förändringar i verksamheten eller minst vart femte år.

Utifrån resultatet upprättas/uppdateras en miljöpolicy samt miljömål. En plan för aktiviteter och åtgärder upprättas för att uppnå målen. Högskolan redovisar årligen sitt arbete med miljöledning till Naturvårdsverket och i vilken utsträckning uppsatta mål har nåtts. Uppföljningen ligger till grund för förbättringsåtgärder och reviderade mål, där övergripande mål ses över minst vart tredje år. För att skapa förutsättningar för att systemet ska fungera finns upprättade rutiner för att stödja uppfyllandet av målen och minska negativ miljöpåverkan.

Genom utbildning och information utvecklas personalens kompetens och medvetande fortlöpande i det egna arbetet, till exempel genom kompetensutvecklingsinsatser, evenemang, stöd på webben kopplat till specifika områden (t.ex.  inköp, tjänsteresor, kemikaliehantering).

Miljöarbetet styrs av ett årshjul som är kopplat till det övergripande strategiska årshjulet. Årshjulet säkerställer att utifrån miljömålen identifiera utvecklingsområden, göra prioriteringar, fördela ansvar för aktiviteter, genomföra och följa upp.

3. Genomföra

I genomförandet ingår aktiviteter kopplade till att uppnå uppställda mål för att minska miljöpåverkan samt aktiviteter för att förbättra systematiken i miljöarbetet.

Verksamheten genomför planerade aktiviteter utifrån uppdrag kopplade till beslutade högskoleövergripande och lokala prioriteringar. Planer upprättas löpande under året, men följs upp i samband med årsrapporteringen och strategiska diskussioner.

Systematiken i miljöledningsarbetet utvärderas en gång om året i samband med ledningens genomgång vid den strategiska diskussionen i högskolans ledningsgrupp. 

Inom de områden med störst miljöpåverkan finns rutiner upprättade som stödjer verksamheten, exempelvis för avfallshantering, inköp, tjänsteresor och kemikaliehantering. Rutinerna finns tillgänglig på högskolans medarbetarportal. Tillbud och avvikelser i relation till upprättade rutiner och mål dokumenteras och hanteras löpande.  

4. Utvärdera, utreda och följa upp

Miljöarbetet följs upp med regelbundna intervaller och enligt fastställd struktur.

• Miljöutredning ska hållas aktuell och uppdateras vid väsentliga förändringar i verksamheten eller minst vart femte år.
• Årlig uppföljning av det systematiska miljöarbetet
• Uppföljning och redovisning av genomförda aktiviteter och resultat i
• Miljörapporten till Naturvårdsverket i samband med årsredovisningen.
• Lagefterlevnadskontroll
• Interna och externa miljörevisioner
• Sammanställning av avvikelser och tillbud
  
  

För att säkerställa ansvar, tidplan och kommunikation kring de uppföljningar som görs finns ett uppföljningsschema.

5. Utveckla och förbättra

All uppföljning och utvärdering av miljöarbetet redovisas för högskolans ledningsgrupp vid de årliga strategidagarna. Med utgångspunkt från resultaten beslutas om eventuella åtgärder på operativ och strategisk nivå. Åtgärdsförslagen dokumenteras, följs upp och återrapporteras senast vid kommande års strategidagar.

6. Kommunikation

Resultat från uppföljning, åtgärder och utvärdering av miljöledning kommuniceras till relevanta intressenter, i syfte att synliggöra och återkoppla arbetet på ett transparent sätt till såväl berörda intressenter som medarbetarna i stort.

Väl fungerande kommunikation och spridning av information är en viktig nyckel för ett effektivt och synligt miljöledningsarbete.

7. Ansvar

Inom högskolan bedrivs det systematiska miljöarbetet på olika nivåer och i olika former. Ansvaret följer både interna delegationsordningar och lagkrav.

Arbetsenheterna ansvarar för att leva upp till gällande lagkrav och att säkerställa att de rutiner som högskolan har upprättat för att minska negativ miljöpåverkan och bidra till positiv miljöpåverkan följs. Alla chefer ska ha kunskap om vilka de betydande miljöaspekterna/riskerna är i den del av verksamheten de ansvarar för, samt att vid behov vidta lämpliga åtgärder för att minska den negativa miljöpåverkan.

7.1 Rektor
Rektor har det yttersta ansvaret för att högskolan efterlever lagar och andra externa krav inom miljöområdet genom ett ändamålsenligt miljöledningssystem. I detta ansvar ingår att skapa förutsättningar genom beslut i enlighet med högskolans arbetsordning och rektors delegationsordning.

Inom högskolans ledningsgrupp genomförs en årlig cykel för strategiska frågor, där hållbar utveckling, inklusive ekologisk hållbarhet, utgör ett tema för uppföljning och strategiska diskussioner. Regelmässiga uppföljningar enligt särskilt schema ger underlag för diskussion inför strategiska och operativa beslut.

7.2 Arbetsenhetschef
Arbetsenhetschef ansvarar för att skapa förutsättningar, planera och följa upp miljöarbetet på arbetsenhetsnivånivå. Tillbud och avvikelser på arbetsenheten dokumenteras och följs upp.

Arbetsenhetschef utser samordnare och andra roller som krävs av miljöledningssystemet, till exempel kemikalieansvarig, samt säkerställer att de utsedda har rätt kompetens, kunskap och förutsättningar för uppdraget.

Högskoledirektören har ett särskilt ansvar för att skapa förutsättningar, planera och följa upp att infrastruktur och stödfunktioner för miljöledningsarbetet är rätt dimensionerade.

7.3 Avdelningschefer
Avdelningschefer ansvarar för att avdelningens medarbetare är informerade om och följer befintliga regler, riktlinjer och rutiner, t.ex. regler för tjänsteresor. Arbetet inkluderar att via exempelvis medarbetarsamtal informera, undersöka förhållanden och identifiera behov av kompetensutveckling.

7.4 Medarbetare
Medarbetarna har ansvar för att följa regler, riktlinjer, rutiner och på annat sätt bidra till miljöarbetet. De spelar också en viktig roll för att uppmärksamma chefer på saker som inte fungerar som det är tänkt inom miljöledningssystemet.  

7.5 Miljösamordnare
Högskolans miljösamordnare har rollen att samordna och driva högskolans miljöledningsarbete så att det sker enligt plan. I arbetsuppgifterna ingår att:

• Samordna uppföljning och skriva årlig miljörapport till Naturvårdsverket.
• Förbereda underlag, planera och genomföra ledningens genomgång vid högskolans ledningsgrupps strategidag för hållbar utveckling.
• Samordna upprättandet av styrdokument och rutiner
• Vara sammankallande till Hållbarhetsrådet tillsammans med samordnare för lika villkor och jämställdhet
• Erbjuda stöd och resurser till arbetsenheter
• Svara på remisser och enkäter
• Lagbevakning och omvärldsanalys
• Ingå i relevanta arbetsgrupper inom miljöområdet, t. ex. kemikaliegrupp, hållbarhetsgrupp för infrastruktur.
• Se till att miljöutredning uppdateras vid behov eller minst vart femte år
• Samordna intern och extern miljörevision
• Göra högskoleövergripande riskanalyser inom miljöområdet.
• Ansvara för att information inom området är uppdaterad och ändamålsenlig

7.6 Hållbarhetsråd
Hållbarhetsrådet är ett utskott till högskolans ledningsgrupp och leds av prorektor. Det ansvarar för att bereda och analysera data från olika källor inklusive de uppföljningar som sker inom ramen för högskolans kvalitetssystem. Utifrån gjorda analyser bereder hållbarhetsrådet förslag på utvecklingsprojekt och förbättringsaktiviteter kopplat till hållbar utveckling som presenteras och diskuteras vid högskolans ledningsgrupps strategidagar.

Som en del av detta arbetar hållbarhetsrådet strategiskt för att utveckla miljöledningssystem och minska hela högskolans negativa miljöpåverkan.  

Hållbarhetsrådet består förutom prorektor av ledningsrepresentanter från samtliga arbetsenheter, studentrepresentanter samt miljösamordnare och samordnare för lika villkor och jämställdhet. Hållbarhetsrådets ledamöter ansvarar för att förankra och diskutera miljöledningsfrågor inom respektive arbetsenhet/verksamhet. Prorektor ansvarar för dialog och förankring med rektor.

7.7 Hållbarhetsgrupp för infrastruktur
Hållbarhetsgruppen för infrastruktur samordnar att högskolan lever upp till externa och interna krav gällande miljö- och klimatpåverkan. Gruppen har särskilt fokus på lokaler, upphandling och inköp samt IT-lösningar.  

7.8 Kemikaliegrupp
På högskolan finns en kemikaliegrupp som är ett utskott till Skyddskommittén och har till uppgift att samordna arbetet med högskolans kemikaliehantering.

I samordningsuppdraget ingår att:

• Bevaka relevant lagstiftning
• Uppdatera högskoleövergripande kemikalielista samt genomföra årlig översyn
• Bevaka att riskbedömningar görs och dokumenteras
• Ge stöd vid riskbedömningar
• Bevaka utfasning/substitution av farliga ämnen
• Ge stöd vid inköp av kemiska ämnen/produkter
• Upprätta rutiner inom området
• Säkerställa kontinuitet och främja lärande i organisationen

7.9 Centrum för hållbarhet
Centrum för hållbarhet är en samarbets- och samverkansarena for högskolans forskning och utbildning med anknytning till hållbarhet. Utgångspunkten är ett brett hållbarhetsbegrepp som omfattar såväl ekologisk, social och ekonomisk hållbarhet och det ömsesidiga beroendeförhållandet mellan de tre hållbarhetsdimensionerna. Arbetet tar en tydlig utgångspunkt i Agenda 2030 och de 17 globala hållbarhetsmålen.

Centrum för hållbarhet stödjer högskolans interna hållbarhetsarbete genom att i samråd leverera det stöd som efterfrågas och bidra till att stärka kompetensen kring hållbarhetsfrågor bland lärare, forskare och studenter.